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Onboarding : Comment utiliser le digital pour réussir l’intégration de vos employés au sein de votre entreprise ?

Par Kouassi Ange Attéméné, le 21 février 2022

comment digitalisez l'onborading au sein de votre entreprise ?

1 cadre sur 3 démissionne aujourd’hui à cause de sa mauvaise intégration. Plusieurs entreprises font actuellement face au souci d’intégration de leur nouvel employé. Pourtant, c’est une étape cruciale qui suit le processus de recrutement qu’il ne faudrait pas du tout minimiser.

Si dans le passé ce processus se faisait uniquement en présentiel, aujourd’hui il peut autant se faire en ligne qu’en présentiel.

Avec le développement des nouvelles technologies l’onboarding a pris une nouvelle dimension. Le digital constitue une opportunité pour faire de ce processus une étape réussie de votre expérience collaborateur, de rendre l’accueil chaleureux et efficace, sans perte de temps. Le numérique permet de répondre à la fois aux aspirations du nouvel embauché d’être bien accompagné dans la prise de ses fonctions, dans son quotidien tout en répondant rapidement aux attentes de son manager et de son équipe. Un gain de temps pour tous.

Dans cet article, EFFENCY vous donne quelques astuces afin de réussir votre onboarding dans cette nouvelle rubrique.

L’onbording c’est quoi au juste ?

L’onboarding n’est pas réservé à la préparation de votre décollage lors d’un vol en avion ! Ce terme anglais signifie simplement en français embarquement. De nos jours, il est de plus en plus utilisé au sein des entreprises, plus précisément dans la gestion d’équipe.

En effet, le terme onboarding se définit comme étant la période pendant laquelle le nouvel employé se familiarise avec les outils et la culture de sa nouvelle entreprise.

C'est quoi l'onboarding ?

Le coût d’un échec du processus d’embauche se situe entre 50 à 100K euros

Comme nous le savons tous, l’intégration d’un nouvel employé est un processus très important pour les entreprises. Il est donc essentiel de ne pas négliger ou sauter cette étape lorsqu’une nouvelle personne intègre votre entreprise.

De plus, selon une étude du cabinet Mozart Consulting de 2017, le coût du recrutement raté peut atteindre entre 50 000€ et 100 000€ en fonction du profil du salarié.

C’est pourquoi, c’est une période très délicate pour le nouvel employé et aussi pour l’entreprise car il est certain qu’une mauvaise intégration impactera les compétences de l’employé. Raison pour laquelle il est nécessaire de mettre tout en oeuvre afin que cette période se déroule mieux pour les deux parties. L’objectif de ce processus est de faciliter la venue du salarié au sein de son entreprise pour lui permettre de développer son plein potentiel.

Comment réussir ce processus dans votre entreprise ?

Il n’y a pas de schéma préétabli vous permettant de réussir votre processus d’intégration, c’est un processus assez subjectif qui diffère d’une entreprise à une autre. Une partie de ce processus est toutefois répétitive (expliquer où se trouve tel document, à quoi sert tel outil, qui est le référent RH de la nouvelle recrue…) et peut être automatisée. EFFENCY vous donne ci-dessous quelques clés pour faire gagner du temps à vos managers, renforcer votre marque employeur et attacher durablement votre nouveau collaborateur à votre entreprise


Avant l’arrivée du nouvel employé

Il faut noter que ce processus ne s’effectue pas uniquement lorsque le nouvel arrivant signe son contrat mais plutôt avant son arrivé en entreprise. Il est alors important pour vous d’entreprendre plusieurs actions afin de rassurer le nouvel employé. Par exemple vous pouvez lui envoyer les différents éléments comme la signature du contrat ou encore lui envoyer un message avec toutes les informations nécessaires qui faciliteront son intégration lorsqu’il prendra ses fonctions dans l’entreprise.


Son premier jour en entreprise

Le premier jour est un moment crucial pour l’entreprise et aussi pour l’employé car c’est à ce moment que vous devrez établir un sentiment de confiance entre vous et le nouvel arrivant. Ainsi, pour faciliter son adaptation vous pouvez :

  • Le présenter aux différents membres de l’entreprise,
  • Organiser un petit déjeuner ou une petite fête pour briser le stress que le nouvel arrivant peut avoir lors de sa prise de fonctions.

La prise de poste

Cette période peut être considérée comme étant la période à laquelle le nouvel employé va se familiariser avec sa nouvelle entreprise. Généralement comprise entre 1 et 2 semaines ou 1 mois tout au plus, cette période lui permettra de s’acculturer aux missions et au fonctionnement de l’entreprise.

 

L’intégration de l’employé au sein de l’entreprise

Il faut compter entre 3 et 4 mois pour qu’un nouvel employé soit totalement intégré au sein d’une entreprise. C’est pendant cette période, généralement appelée période d’essai que l’employé va pleinement découvrir l’entreprise. Il prendra progressivement en main les différents outils dont il aura besoin pour travailler. C’est pourquoi il est important de suivre et de discuter régulièrement avec lui afin de faciliter la découverte de son nouvel environnement jusqu’à la fin de sa période d’essai.

L’onboarding se fait-il uniquement en présentiel ?

L’essor du digital vous offre maintenant la possibilité d’accueillir les nouveaux arrivants tant en présentiel qu’avec le support des outils numériques. En fonction de la taille et culture de votre entreprise, vous pouvez adopter le bon mix des deux. 

Ainsi nous avons :

 

Onboarding onsite :

C’est la méthode d’intégration classique, où le nouvel employé se rend physiquement en entreprise et suit tout son processus d’intégration sur place.

 

Onboarding online :

Avec l’ascension des nouvelles technologies, un nouveau type d’onboarding a vu le jour. Souvent appelé onboarding digital, le processus se fait totalement à distance. Ainsi, votre collaborateur n’a pas besoin de se rendre en entreprise pour se familiariser à sa nouvelle entreprise.

EFFENCY a développé une offre conjointe avec l'entreprise Thank you and welcome

Comment ? Thank you and Welcome est spécialisée dans la transmission des savoirs & le partage des expériences au service de la performance et de la qualité de vie au travail. Ils vous accompagnent pour identifier les moments clé du on- et du offboarding de vos collaborateurs pour que l’expérience des uns nourrisse l’engagement des autres. TeamGether, le compagnon digital développé par EFFENCY fait circuler l’information utile auprès de vos collaborateurs dans leurs espaces de travail collaboratif (Teams, Slack), pour gagner du temps dans vos processus de formation et d’intégration de vos collaborateurs.

Ensemble, nous faisons de l’accueil de vos nouveaux arrivants un moment d’intégration réussie et pérenne.

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